Microsoft heeft ons in zijn laatste versie van Word (versie 2007) getrakteerd op een aantal nieuwe functies. We lichten vandaag een vijftal van deze functies toe zodat je er in de toekomst mee aan de slag kan.

1.    Opslaan als PDF.

In Word 2007 heb je de mogelijkheid om documenten onmiddellijk op te slaan in PDF-formaat. Het nut van een PDF-formaat zal iedereen stilaan wel bekend zijn en ga ik hier dan ook niet verder toelichten. Over hoe je deze functie rechtstreeks kan gebruiken hieronder iets meer. Ook al is de mogelijkheid voorzien toch wordt dit formaat standaard niet geïnstalleerd voor Word 2007. De eerste keer dat je het wilt gaan gebruiken, zal je het dan ook moeten toevoegen. Dit doe je als volgt:

1. Klik  op de Office Knop
2. Kies  voor Opslaan Als.
3. Klik op Invoegtoepassingen voor andere bestandsindelingen zoeken
4. Word opent nu de help functie
5. Klik onder de rubriek wat wilt u doen op: “de invoegtoepassing opslaan als PDF of XPS van Microsoft installeren en gebruiken
6. Je wordt naar het juiste deel van de Helpfunctie geleid van waaruit je nu naar de site van Microsoft kan gaan die je verder door de installatie zal leiden.

2.    Blog-functie.

Vanuit Word 2007 kan je rechtstreeks blog-berichten publiceren naar je web-logs. Hierbij worden veel gebruikte blogservices ondersteunt zoals Windows Live Spaces, Blogger, TypePad, Community Server, Office SharePoint Server 2007,… Andere services worden niet uitgesloten maar vragen wat meer kunst en vliegwerk om het systeem aan de praat te krijgen.
Voordeel van het publiceren vanuit Word is dat je gebruik kan maken van functies die je normaal niet krijgt bij web-logs maar die Word je wel biedt, denken we bv. aan opmaak instellen, autocorrectie, spellingscontrole,…
Om te bloggen vanuit Word ga je als volgt te werk:

1. Maak een Word document met daarin de nodige tekst, opmaak,…
2. Zodra je klaar bent, klik je op de office button
3. Kies voor publiceren
4. Selecteer bovenaan Blog.
5. De eerste keer dat je dit doet zal je indien je al een blog hebt, de nodige gegevens moeten registreren zodat deze kan benadert worden vanuit Word. Heb je nog geen ruimte om je blog te plaatsen, maak er dan eerst één aan.

3.    Random tekst functie.

De random tekst functie bestond reeds in eerdere versies van Word maar was zeker niet door iedereen gekend. Door het volgende te typen in een Word document =rand() en nadien op enter te drukken, wordt je document automatisch gevuld met enkele lijnen tekst. In de vorige versies van Word kregen we de zin “the quick brown fox jumps over the lazy dog” te zien, in Word 2007 is het net iets boeiender geworden en krijg je informatie rond het werken in Word.

Het opzet van deze functie is echter niet veranderd. Microsoft wil je een tekst geven die alle letters uit ons alfabet bevat zodat je kan experimenteren met opmaak, lettertypes,… zonder in je eigen documenten te hoeven werken.

Je kunt deze functie nog combineren met twee parameters nl. =rand(x,y) waarbij x het aantal paragrafen is en y het aantal tekstlijnen in iedere paragraaf. Een makkelijke manier dus als je snel een wat uitgebreidere tekst wil. Denk er wel aan dat het maximum dat je kan opgeven het volgende is =rand(200,99)

<4.    Bouwstenen.

Bouwstenen zijn vooraf opgemaakte elementen die je in een document kan invoegen Op die manier kan je heel wat tijd besparen en wordt het risico op fouten verlaagd doordat je niet telkens alles opnieuw moet typen. Kop- en voetteksten waren reeds in vorige versies van Word aanwezig maar werden in 2007 qua opmaakmogelijkheden aardig uitgebreid. Echt nieuw in Word 2007 is wel dat je bv. een voorblad aan je document kan toevoegen. Word voorziet hier in een aantal opmaken waar je nog enkel titel, subtitel, auteur,… moet ingeven waarna je voorblad klaar is voor afdrukken of verzenden. Om een voorblad in te voegen ga je als volgt te werk:

1. Kies het tabblad invoegen
2. Klik op het pijltje naast voorblad dat je links in de groep pagina’s vindt. Word opent nu een lijst met vooraf opgemaakte voorbladen
3. Klik op het voorblad van je keuze. Word zal nu het gekozen voorblad als eerste pagina aan je document toevoegen.
4. Vul de gewenste gegevens nog in in de daarvoor voorziene velden en je voorblad is klaar

5.    Plakken in Word.

Het gebeurt ons allemaal wel eens dat we informatie uit een ander bestand of van bv. een website in ons Word document willen plakken. Frustrerend is echter als de opmaak van het brondocument behouden blijft waardoor je nog heel wat tijd verliest doordat je de opmaak moet aanpassen aan het huidige document. Plakken speciaal biedt hier natuurlijk een alternatief maar in Word 2007 kwam er nog iets extra bij. In de opties voor Word kan je nu immers gaan instellen, hoe Word het plakken vanuit andere documenten moet afhandelen. Om dit in te stellen ga je als volgt te werk:

1. Klik op de Office knop
2. Kies rechts onderaan voor Opties voor Word
3. Ga naar het tabblad geavanceerd
4. Onder de kop knippen, kopiëren en plakken zie je nu een viertal situaties staan waarbij je kan aangeven hoe Word moet omgaan met informatie die aan een document wordt toegevoegd.
5. Pas de gewenste instellingen aan waarna je op OK klikt, Word zal dit probleem nu telkens op de gewenste manier afhandelen.

Dit artikel werd geschreven door Sofie Similon in het kader van tips en trucs van de professional.

Sofie is lesgeefster “MS Office 2007” in Syntra AB, campus Mechelen.